Работа с дебиторской задолженностью: лесенка напоминаний
Деньги, которые вам должны, лежат у клиентов, а не у вас на счету. Каждый день просрочки это либо забытый счёт, либо неудобный разговор, который никто не хочет начинать первым. Разбираемся, как выглядит регламент, где тон должен меняться со сроком, и как ту же работу за минуты делает скилл invoice-chase.
Почему одного напоминания не хватает
Просрочка на неделю и просрочка на два месяца это разные разговоры, но в большинстве компаний на них уходит одно и то же письмо, отправленное тогда, когда о долге наконец вспомнили. Ступень должен задавать календарь, а не настроение:
Дружелюбное напоминание, твёрдое уведомление со ссылкой на условия договора, досудебная претензия. Между ними ещё две ступени, и у каждого клиента нужно помнить, на какой он сейчас.
Мягкое напоминание тому, кто уже прошёл твёрдую ступень, обнуляет всю предыдущую переписку.
Лесенка эскалации: тон растёт со сроком просрочки
Не одно письмо, а последовательность касаний. Для каждого клиента отслеживайте, на какой он ступени.
Просрочка 1 до 7 дней: напоминание
Дружелюбно, потому что чаще всего человек просто забыл. Одно предложение с пониманием, номер счёта, сумма, исходный срок оплаты и способ оплаты.
14 дней: повторное
Нейтрально-деловое, только факты, без осуждения. Главная просьба здесь не «оплатите», а «назовите дату оплаты»: дата превращает молчание в обязательство.
30 дней: твёрдое
Ссылка на условия договора и упоминание пеней, если они в договоре есть. Размер пеней берётся из договора, а не придумывается: нет условия, значит и суммы в письме нет.
45 дней: предупреждение
Прямо названный следующий шаг: досудебная претензия. Предупреждение работает только если оно правдиво, поэтому называть его стоит тогда, когда вы действительно готовы претензию выставить.
60 дней и больше: досудебная претензия
Это уже не письмо, а официальный документ: реквизиты сторон, основание (договор, счёт, акт), сумма долга, расчёт неустойки по условиям договора, срок для оплаты (обычно 30 дней) и указание на обращение в суд при неоплате.
Тон задаёт история платежей, а не размер долга
Оценка по истории за последние 12 месяцев, минимум три счёта. Меньше трёх счетов, значит по умолчанию средняя группа.
Добросовестный
Оплатил вовремя или раньше срока по 75% счетов и больше. Тон мягкий: письмо начинается с понимания и предполагает, что человек просто забыл.
≥ 75% вовремяИногда задерживает
Задержки по 25 до 50% счетов, либо истории пока меньше трёх счетов. Тон нейтральный: корректно, по фактам, без тёплых добавок и без осуждения.
25 до 50% задержекХронический неплательщик
Задержки больше чем по половине счетов. Тон твёрдый: прямо, с названным сроком оплаты. Без тепла, но и без обвинений.
> 50% задержекКак это делает invoice-chase
Тот же регламент, но собранный за минуты и с явной точкой, где решение принимает владелец.
Очередь по кассовому разрыву
Скилл связан с прогнозом денег cash-flow-snapshot. Если прогноз показал нехватку на конкретную дату, очередь сортируется не по размеру долга, а по вкладу в закрытие именно этого разрыва, умноженному на вероятность оплаты по истории клиента.
Сверка поступлений перед письмом
Перед подготовкой писем проверяются зачисленные поступления за последние 7 дней. Клиент с поступлением в окне помечается «возможно, уже оплатил» и из очереди исключается. Несколько просроченных счетов одного клиента объединяются в одно письмо, а не в два.
Ничего не уходит без подтверждения
Сначала сводная таблица: клиент, сумма, просрочка, тон, канал. Затем каждое письмо целиком. Отправка только после явного «отправляй». Одно подтверждение покрывает один пакет: добавили клиента или правили черновик, значит круг согласования начинается заново.
Честно про ограничения
Сверка через эквайринг видит только онлайн-оплаты: клиент, оплативший платёжным поручением с расчётного счёта или наличными, может всё ещё числиться в дебиторке, поэтому такие пакеты помечаются «сверьтесь по банк-клиенту перед отправкой». Если у выбранного источника платежей кончился лимит запросов, сверка пропускается с честной пометкой, а не молча. Текст досудебной претензии и расчёт неустойки должен проверить юрист или бухгалтер владельца: скилл не выдумывает размер пеней, он берёт его из договора или пишет «уточните в договоре». Решение, кого дожимать и когда идти в суд, остаётся за собственником.
invoice-chase, один из 34 скиллов пака
Открытый код, Apache-2.0. Поставьте пак за минуту и скажите обычными словами «кто мне должен» или «кого дожать, чтобы хватило денег». Остальное сделает скилл, а отправит только с вашего подтверждения.